甩開工作無力感,掌握時機很重要:該如何在對的時間做對的事?

  • 作者/Yulina Huang

我們在做一件事之前通常會決定要做什麼、怎麼做、和誰一起做,卻很少用心選擇要在什麼時候做。我們每天都有許多待辦事項,但少有人認真思考究竟要在什麼時候做什麼事,效果會最好,幾乎是透過自己的直覺或當下想做什麼來決定先做哪件事。

在繁多工作事務的生活中,你是否曾想過好好安排每件事務的「時機點」?圖\pexels

什麼時候做什麼事,其實是一門大哉問

什麼時候運動、什麼時候休息、什麼時候開始工作,在不對的時間做這些事,會大大的影響你的表現,找對做事的時機,則會使你的生產力大增。你或許沒有特別想過時機和你的表現甚至是效率之間的關係,大多數人可能以為掌握時機是一門藝術,藉由自己的第六感來找出最佳時機,但有人發現時機的掌握其實是一門科學

這個人是知名趨勢作家丹尼爾・品克(Daniel Pink),他書寫的主題多是關於新興職場趨勢以及未來社會需要的能力。

他為了研究「時機」,花費兩年探討超過七百份的各領域研究報告,包括經濟學、社會心理學、人類學、認知學等等,最後得出了掌握時機的秘訣還有做事的最佳時間點。

丹尼爾・品克 (Daniel Pink) 書寫的主題多是關於新興職場趨勢以及未來社會需要的能力。圖\wikimedia

多項研究都證明:我們的情緒和表現會隨著時間變化而有所不同

他將分析結果撰寫成書《什麼時候是好時候》,談到了多項實驗證實時機會影響人們的情緒和表現。

從推特發文觀察人類的情緒起伏時間

康乃爾大學的社會學家 Scott A. Golder 和 Michael W. Macy 運用了一套稱為「語文探索與字詞運算」的軟體來分析文字裡埋藏的情緒。

他們將兩年內八十四個國家,二百多萬個推特用戶所發出的五億則貼文做為分析對象,利用前述的軟體做了分析再比對發文情緒和時間後發現,這些推特用戶在一天當中會出現三種情緒變化,分別是高峰、低谷與反彈。

具體來說,情緒在上午較為正面,下午開始出現負面情緒,晚上心情又再度變好,證明人們的情緒會因為時間變化而受到影響。

康乃爾大學社會學家以二百多萬個推特用戶所發出的五億則貼文做為實驗的對象,所得出一天當中會出現三種情緒變化的分析結果, PA : 正面情緒; NA : 負面情緒。圖\Twitter as a giant global mood ring

從圖表中可以看見,正面情緒有兩個高峰,分別在相對較早的早晨和午夜附近,雖然正面情緒的起伏在每一天當中都是差不多的,不過星期六和星期日人們的正面情緒普遍高於工作日,點出了負面情緒可能部份來自於工作壓力、睡眠不足與早起

在工作日的時候正面情緒通常從早晨中段以後開始下降,在晚上漸漸回升,而假日的時候,因為生理時鐘變化的緣故,正面情緒的高峰推遲了近兩個小時,工作日的高峰大約在早上 7 : 55 ,假日的話則是在早上的 9 : 48 。

此外,在負面情緒方面,負面情緒在早晨的時候最低,然後隨著時間推移而持續增加,直至夜間達到最高峰,這種模式也意味著人們的情緒會透過睡眠被刷新。相對於正面情緒,負面情緒的變化較不顯著,除了六日早晨特別低以外。因此,這樣的模式支持了一個假設,也就是正面和負面情緒是獨立進行變化的,它們並不是單一維度中兩個相反的極端

正面情緒的相反並不是負面情緒,負面情緒的反面也不是正面情緒,兩者的相關性其實很小。

正面情緒和負面情緒的變化是各自獨立,且低相關性的。圖\pexels

企業領導人都敵不過情緒時間點

另外一個實驗是針對企業領導人,紐約大學的企管學者曾經蒐集了六年內兩千多間上市公司二點六萬次的財報電話會議內容,來分析企業領導人在時間的影響下,情緒是否會有所起伏。

沒想到看似精明理性的大企業領導人,竟然也會因為時間的不同導致情緒波動,研究發現,在下午的電話會議中,這些企業高層的語調較消極尖銳而且易怒,企業股票甚至還曾顯示短暫的錯誤定價。

實驗結束後,研究者還建議他們:「與投資人的溝通,以及其他重要的管理決策和協商,都應該在白天更早的時候進行。」

就連工作能力強的企業領導人,也會受到「時機」影響。圖\pexels

考試成績也與時機點有關

哈佛商學院也曾做過類似的實驗,他們找來了兩百萬份丹麥學生的標準測驗成績,對照學生上午八點至下午一點之間參加的考試時間和成績,結果與上述兩項實驗相同。

隨著時間的遷移,學生的考試成績越來越低,在上午考試的學生成績明顯高於下午考試學生的成績。平均考試成績最高的是上午 8 點,隨著時間的推移而逐漸下降,每經過一個小時,平均測驗分數下降了標準差的 0.9% ,最低的平均成績是下午 1 點。但是,有兩個例外:上午 10 點和中午參加考試的分數略有增加,這是休息後的時間,休息一段時間後,考試成績再次提高了標準偏差的 1.7% 。顯示了一天中的時間會影響學生在標準化考試中的表現,但是在休息過後,得到了提升。

由此可見,無論是什麼人,在一天中不同的時間點,工作表現或情緒皆會深受影響。

日夜顛倒的夜貓子,實驗結果是相反的

而人類的生理時鐘其實分成各種不同的類型,有的人老早就起床,有的人非要搞到很晚才睡,都是個人的生理時鐘所造成的差異。從生物學來看,我們體內的生理時鐘是由光線照射、社交安排和我們本身天生的生物鐘所組合而成。雖然我們喜歡早睡或晚睡這樣的偏好是本性使然,早已被決定好的,可是仍然會被後天的行為所影響。

Jessica Rosenberg 等幾位科學家發現人們的生理時鐘坐落在早上和晚上的鐘形曲線上,早睡早起的「雲雀」,約佔了 10% ,真正晚睡晚起的「夜貓子」佔了 20% ,大部分的人們介於這兩者之間,被品克稱為「第三鳥」。

除了睡覺和起床的時間不同以外,不同的生理時鐘類型會表現出不同的認知表現、基因表現、內分泌以及生活方式。目前對於大腦結構的潛在差異還是所知甚少,具體而言,目前只知道白質的完整性對大腦功能是否完整至關重要,並且與各種生活方式還有生理時鐘的不同有關。

而所有人的情緒和表現在一天當中一樣會出現高峰、低谷、反彈三種變化。一般來說,雲雀與第三鳥的三階段分別在早上、下午、傍晚,夜貓子的三個階段正好與大家相反,夜貓子的高峰會出現在晚上,反彈期則會在早上出現。

研究顯示早起早睡的「雲雀」跟日夜顛倒的「夜貓」,其時機的起伏變化相反。圖\GIPHY

找到對的時機做對的事

在一天的高峰時期,適合做需要腦力和高度專注力的工作,簡單來說就是最困難的工作,例如寫報告或分析等等,在高峰期從事這些困難任務,能有效幫助自己排除干擾,全神貫注完成工作。不過多數人會因為想逃避或拖延高難度任務,所以錯過進行困難事項的大好時機,拖著拖著最後在不適宜的時機勉強自己做,當然不會有好的成品。

低谷時期,就不能做耗費腦力的工作,如果硬是要做反倒會使完成的品質降低,一邊做一邊努力集中渙散的注意力,也很難將事情做好。因此在低谷階段,進行一些不需要專注力和敏銳度的工作,像是行政工作或回覆郵件,就是俗稱的雜事,既不浪費時間也讓這個表現低迷的階段有了價值。

把握時機做事,不僅可以事半功倍,更能有效運用每一個時刻。圖\pexels

打鐵不趁熱,吃冰不趁冷,當然怎麼也做不好~

但許多人會在高峰期做本該在低谷期進行的雜務,把最有效率大腦最清晰的階段用在瑣事上,將困難的工作延至低谷期,因此才會發現自己生產力低落或是怎麼做也做不好。

到了反彈階段時,由於情緒好轉,心態變得正向,敏銳度和注意力減弱,正好有利於聯想,也就是腦力激盪,發想創意或進行創作。大部分的人們都在傍晚進入這個階段,有時候你會發覺自己在晚上的時候突然靈光乍現或文思泉湧,皆是生理時鐘為你創造的創意時機。

藉由自己的生理時鐘來判斷自己一天的三階段分別在什麼時候,並且將手邊的任務分類或是讓你的工作模式配合這三個階段,親身嘗試過後,你會發現自己的效率和生產力都比以前好。

抓錯時機做事,不僅會降低工作效率,也易感到疲累。圖\GIPHY

在尚未閱讀過品克的這套思維時,我便曾經看過類似的內容,所以後來我都會盡量在早上進行最困難的任務,亦發覺確實在下午或晚上,很難專心寫報告或撰寫論述類的文章,漸漸的也就習慣了這樣的模式,每天做事的效率也都維持在相同的水準。

有效休息的三個祕訣

另外,品克還提出了休息的秘訣,休息是必要的,而且不僅要多休息還得運用特定的休息方式。

首先,短暫的休息是專注力的搖籃,適當的休息一下能提升注意力。第二,社交性休息的效果比起獨自休息來的好,休息時與同事或朋友聊聊天更減壓。最後,徹底的休息是必要,讓自己完全脫離工作,不要一邊休息還一邊談論工作,丟開公事好好的休息吧。

在對的時機,做充足休息,能讓工作做得更好。圖\pexels

總而言之,找出那個對的時間點做事,掌握合適的時機,便能提升你的效率指數、健康指數以及幸福指數,讓自己的生活不再難以掌控。

參考資料

  1. 《什麼時候是好時候》
  2. Golder, Scott A. and Michael W. Macy.“Diurnal and seasonal mood vary with work, sleep, and daylength across diverse cultures.”Science 333 6051 (2011): 1878-81.
  3. National Geographic : Twitter as a giant global mood ring
  4. Demers E. & Lev B. & Chen J., 2013. “Oh what a beautiful morning! The time of day effect on the tone and market impact of conference calls.” Research Memorandum 038, Maastricht University, Graduate School of Business and Economics (GSBE).
  5. Sievertsen, H., Piovesan, M., & Gino, F. (2016). “Cognitive fatigue influences students’performance on standardized tests.” Proceedings of the National Academy of Sciences of the United States of America, 113(10), 2621-2624.
  6. Rosenberg, Jessica, Ivan I. Maximov, Martina Reske, Farida Grinberg, and N. Jon Shah. ““Early to bed, early to rise”: Diffusion tensor imaging identifies chronotype-specificity.” Neuroimage 84 (2014): 428-434.

 

  • Yulina Huang|文字內容創作者,從生活小事出發,書寫自我成長與人生,樂於分享。希望創作出的文章讓大家看了以後,能夠獲得前進的勇氣,即使只有一點點也好。現經營粉絲專頁提筆心手以及個人部落格,從生活中提煉值得用心體會的觀點,幫助你生成新的思路。

關於作者

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