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好的辦公室讓人更愛辦公事?

2015/10/29 | | 標籤:

文/ Szu Lin(一腳踏入管理學領域的心理系畢業生。曾任職於網路遊戲新創公司,目前在博士班打怪。)

辦公室設計真的很重要嗎?許多人的需求可能只要一臺電腦、一對桌椅就可以開工。但如果老闆還能在辦公室裡放上按摩椅、咖啡吧台和小點心,似乎就更好了!許多科技公司的工作空間設計更讓人眼睛一亮,到底是遊樂園、科學博物館、美術館,還是辦公室?一天當中,一大半的時間都花在工作上,工作空間的設計確實影響著我們的工作效率及身心健康,但其中到底有什麼學問呢?

Google的蘇黎世辦公室。from officesnapshots

Google的蘇黎世辦公室。from officesnapshots

今年三月底,Facebook(臉書)總部搬進了由建築大師 Frank Gehry 設計的總部建築。號稱全球最大的「開放式辦公室」(open-plan office),可容納約2,800位員工,屋頂上還有佔地約九英畝的空中花園[1]。這段影片中,Mark Zuckerberg 更秀出他的—「辦公桌」。在facebook,即使高階主管也沒有特別的辦公室,這個巨大的辦公空間,一張辦公桌挨著另一張辦公桌,希望能夠創造一個促進合作的工作環境,也反映了一種非常開放及透明的企業文化,讓每個人都可看見別人在做什麼。除此之外,也設計了許多獨立的會議室及安靜的空間供使用。

source:CNN money

source:CNN money

像facebook 這樣的「開放式辦公室」在美國發源於50年代,70年代開始盛行。相較於傳統封閉型或有隔間的辦公室,這種辦公室設計方式能夠創造更多空間,促進同事間的溝通與互動,進一步影響員工士氣和工作效率[2],當然也可大幅降低裝潢的費用。卻也可能帶來一些負面的影響,因為沒有隔間的關係,隔壁的電話聲、打字聲、說話聲……聽得一清二楚,沒有隱私也容易被打擾,有可能伴隨工作壓力、降低工作滿意度,最終也可能影響工作產出[3]。

Google的都柏林辦公室。from officesnapshots

Google的都柏林辦公室。from officesnapshots

讓我們把目光移向Google 的非典型辦公環境。連續四年被財富雜誌(Fortune)評選為最佳工作環境公司[4],它們的設計又比一般開放式工作空間更有特色,也更人性化。Google在世界各地的辦公空間雖然都長得不一樣,但都會包含以下幾種元素:代表在地文化的壁畫、共用空間、電玩、撞球台和鋼琴、咖啡廳、迷你廚房和白板[5]。提供無限供應的食物和飲料、各式休憩空間和便利員工的服務,這樣的設計除了希望員工能夠把辦公室當作自己家一樣,感覺舒適、提高工作意願之外,在組織籌畫上扮演了重要的角色,也是樹立公司獨特文化的方法之一

Google 許多充滿創意與想像力的會議室,如蘇黎世的滑雪纜車、都柏林的酒吧和伊斯坦堡的路邊咖啡店,這樣的設計除了讓辦公室變得有趣,員工有獨立的空間盡可能地發揮創意,不會像一般開放式辦公室那樣互相干擾。不動產及工作場所服務部門副總裁 David Radcliffe 指出,google 的空間設計嘗試創造一些「偶遇」的機會,因為你無法預知創新和新的想法什麼時候發生,所以在設計各種設施和行進動線的時候,需要考慮如何讓工程師或創意人才聚在一起。而根據他們的觀察,在餐檯偶遇,比傳統會議室裡進行的討論來的有效 [6]!

擺設轉換了心情,也改善了效率

改變辦公室的設計的確能夠改變一個人或團隊的工作方式,也能夠形塑企業文化[7]。例如紐約的前市長麥克·彭博(Michael Bloomberg)於2002年就任後,打破190年的傳統,將辦公室搬到原本一間會議室中,用隔板隔出了約50個座位讓大家辦公,而他本人就坐在正中央[8]。他說:「圍牆就是障礙,而我的責任就是把它移除」。這個被稱之為「牛棚」(bullpen)的開放式辦公室,就像華爾街的股票交易室一樣,資訊可以快速的流通,也降低政府單位的官僚氣息[9]。

紐約市辦公室。From static01

紐約市辦公室。From static01

除了空間與動線的配置外,研究也發現,工作環境中有窗景、植物和明亮的色彩可提升正向情緒。如果以藍色和紅色為主的辦公室相比,在藍色辦公室工作的員工憂鬱指數比較高 [10]。工作空間該如何設計才能達到最佳效果?心理、管理和建築設計領域雖然沒有定論。不過建築及環境心理學領域的專家建議,如果要重新設計辦公室,最好能夠讓員工參與討論,瞭解各種使用需求之後再著手規劃,會達到最佳效果[11]。

一間金融公司不動產部門的主管Jerry 在籌備新的總部大樓的過程中,他告訴研究者:「我希望有人可以傾聽我們…我們聘請了最頂尖的設計公司,他要我們採用他們的設計理念,但他們沒有傾聽啊!」[12]。提案的建築設計公司可能提供了建築領域的最新設計,但工作空間的設計並不是一種規格打遍天下(one size fits all),如果能夠透過員工的角度去檢視工作與空間如何搭配,才能夠設計出集實用、好玩又展現獨特風格的辦公室

隨著科技進步,工作的方式與團隊互動的方式也一直在變化,21世紀的知識工作,可能早已不適合沿用20世紀的傳統辦公室。即使工作空間所需的花費(舉凡建築設計、室內設計、空間規劃、辦公傢俱、設備等),對組織來說僅次於人事支出,但如果辦公室的設計能夠符合員工的工作需求、營造愉快的氣氛,又可以提升效率與創造力,何樂而不為呢?下次經過公共區域的時候,不妨跟巧遇的同事聊個天, 或許會有新的工作創意產生喔!

Google的伊斯坦堡辦公室。from officesnapshots

Google的伊斯坦堡辦公室。from officesnapshots

參考資料:

  • [1] Seth Fiegerman, 2015 Apr. 1, Facebook’s glamorous new headquarters will make you hate your cubicle.
  • [2] Sundstrom, E. 1986. Workplaces: The psychology of the physical environment in offices and factories. Cambridge, UK: Cambridge University Press.Brennan, A., Chugh, J. S. & Kline, T. 2002. Traditional versus open office design: A longitudinal field study. Environment and Behavior, 34 (3): 279-299.
  • [3] Block, L. K., & Stokes, G. S. 1989. Performance and satisfaction in private versus nonprivate work settings. Environment and Behavior, 21 (3): 277-297.Brookes, M. J., & Kaplan, A. 1972. The office environment: Space planning and affective behavior. Human Factors, 14: 373-391.
  • Hedge, A. 1982. The open-plan office: A systematic investigation of employee reactions to their work environment. Environment and Behavior, 14 (5): 519-542.
  • Oldham, G. R., & Brass, D. J. 1979. Employee reactions to an open-plan office: A naturally-occurring quasi-experiment. Administrative Science Quarterly, 24: 267-284.
  • [4] Zac Lin, 2013 老闆請聽我說,我們需要 Google-style 辦公室.
  • [5] Tavia Grant, 2012 Apr. 17, For Google, the office is key to worker success. The Globe and Mail, http://www.theglobeandmail.com/report-on-business/careers/for-google-the-office-is-key-to-worker-success/article4210263/.
  • [6] CBS News, 2013 Jan. 22, Inside Google workplaces, from perks to nap pods.
  • [7] Laing, A., Duffy, F., Jaunzens, D., & Willis, S. (1998). New Environments for Working. London: Construct Research Comminivations.
  • McElroy, J. C., & Morrow, P. C. (2010). Employee reactions to office redesign: A naturally occurring quasi-field experiment in a multi-generational setting. Human Relations, 63(5), 609-636.
  • [8] Michael Barbaro, 2013 Mar. 22, The Bullpen Bloomberg Built: Candidates Debate Its Future.
  • [9] Daniel Eisenberg, 2005 Apr. 17, Michael Bloomberg/ New York.
  • [10] Kwallek, N., Lewis, C. M. & Robbins, A. S. 1988. Effectsof office interior color on workers’ mood and productivity.Perceptual and Motor Skills, 66: 123- 128.
  • [11] Blundell-Jones, P., Petrescu,D.,&Till, J. (2005). Archeticture and Participation. London, UK: Spon Press.
  • Vischer, J.C. (2005). Space Meets Status: Designing Workplace Performance. Oxon: Routledge.
  • [12] Miller, R., Casey, M., & Konchar, M. (2014). Change Your Space, Change Your Culture: How Engaging Workspaces Lead to Transformation and Growth. John Wiley & Sons.

本文感謝感謝Wei-Lun 的協助。

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關於作者

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